Titre du poste : SECRETAIRE DE DIRECTION
Grade : GS-6
Poste N° : NA
Référence : ADB/15/015
Date de publication : 12/02/2015
Date de clôture : 25/02/2015
Objectifs
Le/la secrétaire veillera à l’exécution harmonieuse des travaux d’appui du bureau et au fonctionnement régulier des systèmes connexes. Il/elle sera responsable de l’organisation et de la coordination du flux de travail ainsi que de l’examen, du traitement et de l’exécution d’un certain nombre de transactions. Il/elle assumera la liaison avec les bureaux du Groupe de la Banque sur tout le contient et avec divers services au siège de la Banque. En outre, Il/elle veillera à la fluidité de la communication et la coordination des activités.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision générale du Directeur, le titulaire du poste accomplira des tâches administratives, de secrétariat, et les fonctions suivantes :
Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficace ;
Organiser et participer à de multiples réunions, rendez-vous, déjeuners et les événements pour s’assurer de leur bonne préparation ;
Organiser les réunions sur la base du calendrier du Directeur en veillant à la préparation des documents pertinents, la logistiques et les installations nécessaires ;
Assurer le suivi des documents, gérer le courrier ordinaire, et reçu par télécopie et les aide-mémoires ;
Gérer le flux d’informations, examiner, faire le tri et la surveillance du courrier arrivé et sortie de la Division/du département, en tenant compte de la priorité et de l’urgence des documents concernés, organiser le classement logique des correspondances.
Gérer le flux des appels téléphoniques ;
Établir et mettre à jour l’agenda et carnet d’adresse électronique ; rédaction de courrier et de documents, en conformité avec les instructions administratives ;
Rédaction de mémorandum et de lettres de remerciement à soumettre, ainsi que leurs documents de base à la signature du Directeur ;
Préparer les compte rendus des réunions et des mémoires ;
Assurer la traduction des documents ;
Préparer et assurer le suivi des missions du Directeur et des membres du personnel de la Division (billets d’avion, visas, réservations d’hôtel, le suivi des indemnités journalières, le transport) ;
Prendre les dispositions nécessaires pour les visites des délégations ;
Fournir un soutien administratif général aux membres du personnel du département en collaboration avec le Département des Services Généraux et Achats (CGSP) concernant la répartition des bureaux, du mobilier de bureau, du matériel et des fournitures, alloués au département ;
Suivi des demandes de travaux de réparation et d’entretien afin de s’assurer que ces travaux ont été réalisés de manière satisfaisante ;
Initier et préparer divers documents et formulaires administratifs, tels que les listes du personnel, les absences du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absence et congé de maternité) ainsi que des données statistiques sur le personnel ;
Créer et traiter les notes de frais dans SAP ;
Maîtriser l’application DACON ainsi que les règlements relatifs aux acquisitions en ce qui concerne l’embauche de consultants ;
Suivre et examiner les dépenses et porter à l’attention de la Direction, toutes questions liées au budget administratif ;
Aider, le cas échéant, avec la programmation des activités opérationnelles en utilisant le logiciel approprié.
Toutes les autres tâches administratives et de secrétariat, jugées nécessaires.
LE PRÉSENT POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL
(Les titulaires de ces postes seront recrutés au plan local, et ne bénéficieront donc pas du statut de fonctionnaire international)
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
Avoir au minimum une Licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe,
complétée par une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau, comme par exemple, Pitmans, Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en secrétariat, DUT, etc.
De préférence, au moins quatre (4) ans d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, (de préférence dans un organisme international).
Grande capacité de service aux clients et d’organisation, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
Aptitude à communiquer oralement et par écrit en anglais et /ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la banque (World, Excel, Access et PowerPoint, SAP).
De bonnes connaissances en traitement de texte sont vivement souhaitées.
Sens de l’initiative élevée, enthousiasme débordant, esprit d’équipe, aptitudes en matière organisationnelle et interpersonnelle.
Sens de la confidentialité et une connaissance approfondie de l’institution.
Postuler
Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.
En ligne au www.afdb.org/jobs
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées : www.afdb.org/jobs
Rewinde au 78 00 33 95
